การตั้งค่าให้ Microsoft Word อ่านได้อย่างเดียว(Read Only)

บทความนี้เรามาดูวิธีการตั้งค่าให้ Microsoft Word อ่านได้อย่างเดียวสำหรับคนที่อยากให้เอกสารไม่สามารถแก้ไขได้กันครับ ซึ่งเอกสารบางอย่างเราไม่อยากให้คนแก้ไขดัดแปลงหรือหากจะแก้ไขดัดแปลงได้ก็ต้องใส่รหัสผ่าน 

ตัวอย่างการนำไปใช้งานอย่างเช่น เราจะส่งเอกสารของนาย ก ให้กับนาย ข แต่นาย ค ต้องรับหน้าที่เป็นคนส่ง เราก็ต้องใส่รหัสผ่านเพื่อป้องกันนาย ค แก้ไขเอกสารนี้เป็นต้น

เมื่อเอกสารที่เราทำเป็น Read Only แล้ว จะมีหัวเอกสารลักษณะดังรูปด้านล่าง

วิธีการทำเอกสารให้อ่านได้อย่างเดียว Read Only

อันดับแรกให้เราเลือกเอกสารที่ต้องการทำเป็น Read Only ก่อนจากนั้นให้กด บันทึก จะปรากฎหน้าต่างบันทึกเอกสารขึ้นมา ตรงด้านล่างข้าง ๆ ปุ่มบันทึกจะมีเมนูให้เลือกอยู่ ให้เราเลือก General Options ตามรูปด้านล่าง

เมื่อเลือกแล้วจะปรากฎหน้าต่างสำหรับตัวเลือกเพิ่มเติม ให้เราใส่ password ตรง password to modify จากนั้นกด ตกลง จะปรากฎหน้าต่างขึ้นมาให้เราบันทึก password ซ้ำอีกรอบหนึ่งเพื่อเป็นการยืนยันรหัสผ่านให้เราใส่รหัสผ่านเดิมอีกครั้ง จากนั้นกดบันทึก

เพียงแค่นี้เราก็ได้เอกสารที่อ่านได้อย่างเดียวแล้ว ลองเปิดเอกสารขึ้นมาดู ก่อนเอกสารจะปรากฎจะแสดงกล่องข้อความดังรูปด้านล่าง

ถ้าเราต้องการแก้ไขด้วยให้ใส่รหัสผ่านแล้วกด Ok แต่ถ้าเราต้องการอ่านอย่างเดียวก็ให้กด Read Only

จากที่เรากด Read Only ขึ้นมาแล้ว แต่ว่าเอกสารก็ยังแก้ไขได้อยู่ดี แต่ไม่สามารถเซฟซ้ำไฟล์เดิมได้ บางคนอาจจะไม่ต้องการให้เป็นแบบนี้ บางคนอาจจะไม่ต้องการให้พิมพ์อะไรเข้าไปได้เลย วิธีแก้ไขก็ให้ไปที่แถบ Review จากนั้นให้กดตรง Restrict Editing จะปรากฎแถบขึ้นมา ตามรูปด้านล่าง

จากรูปเราสามารถเลือกส่วนที่ต้องการแก้ไขได้ในที่นี้ผมเลือก No Changes(Read Only) จากนั้นให้ทำการกด Yes, Start Enforcing Protection เพียงแค่นี้เอกสารของคุณก็ไม่สามารถแก้ไขหรือพิมพ์อะไรลงไปได้แล้ว